Data flow Diagram (DFD) là một bộ công cụ để trực quan hóa cách dữ liệu được xử lý trong một hệ thống hoặc quá trình làm việc. Bằng cách sử dụng các ký hiệu và ký hiệu được định nghĩa, bạn có thể tạo ra một DFD để biểu diễn các thành phần và luồng dữ liệu của hệ thống hoặc quá trình. DFD có thể giúp bạn phân tích, thiết kế, cải tiến hoặc giao tiếp về một hệ thống hoặc quá trình một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Trong bài viết này, mình chia sẻ vài điều mình biết về lịch sử, ký hiệu, cách tạo ra một DFD trong doanh nghiệp SME hiện nay.
Lịch sử của DFD
DFD được phổ biến vào những năm 1970, của hai nhà tiên phong trong lĩnh vực máy tính là Ed Yourdon và Larry Constantine. Nó trở nên phổ biến hơn trong giới kinh doanh, khi nó được áp dụng cho phân tích kinh doanh, hơn là trong giới học thuật.
Tại Việt Nam, các giáo trình dạy về vận hành doanh nghiệp, 99% không hề nói đến chủ đề này. Trong khi, đối với một thời đại kỹ thuật số phát triển mạnh đến mức không tưởng, dữ liệu còn quý hơn vàng.
Ký hiệu của DFD
Sử dụng bất kỳ quy tắc hoặc hướng dẫn nào của DFD, các ký hiệu biểu diễn bốn thành phần của DFD.
External Entity: có thể là một tổ chức hoặc người bên ngoài, một hệ thống máy tính hoặc một hệ thống kinh doanh, nằm bên ngoài tổ chức.
Process: bất kỳ quá trình nào thay đổi dữ liệu, nó có thể thực hiện các tính toán, hoặc sắp xếp dữ liệu dựa trên logic, hoặc điều hướng luồng dữ liệu dựa trên các quy tắc kinh doanh ở các doanh nghiệp khác nhau.
Data store: các tệp hoặc kho lưu trữ thông tin cho việc sử dụng sau, chẳng hạn như một bảng cơ sở dữ liệu hoặc một biểu mẫu thành viên.
Data Flow: đường đi của dữ liệu giữa các dữ liệu ngoài tổ chức, quá trình vận hành và kho dữ liệu của doanh nghiệp.
Cách tạo DFD
Ở trên mạng sẽ có rất nhiều phần mềm để tạo DFD, kể cả phiên bản trả phí, thì nếu các chủ doanh nghiệp SME không là dân chuyên, đó vẫn là một thử thách.
Trường hợp các anh chị thuê nhân sự inhouse, nhất quyết trả tiền thuê người có kinh nghiệm, không thuê level thực thi, và cần nhất vẫn là niềm tin đặt ở người này. Ở Việt Nam thì tốt nhất nên thuê hẳn agency tạo dữ liệu cho công ty mình. Cả quá trình tầm 800-1.2 tỉ là hoàn thiện (bao gồm các chi phí research – thiết kế – vận hành nữa mà, không đắt so với lợi ích mang lại). Tuy nhiên, thường thì họ chỉ thuê về xử lý tạm những cái căn bản, vì dù với các doanh nghiệp mô hình giống nhau, vẫn có những đặc thù riêng khác nhau (nhỏ thôi), nên là sau khi thuê đội ngũ bên ngoài, nhất thiết phải có kế thừa ở cấp nội bộ doanh nghiệp.
Quá trình tạo DFD của công ty mình kéo dài tầm 1 năm, và mình tự làm (với sự trợ giúp của rất nhiều quý nhân). Đến nay vẫn chưa hoàn thiện nhưng đang hoàn thiện mỗi ngày. Mỗi thời điểm phát sinh nhu cầu trên quy mô khác nhau, việc điều chỉnh là chuyện không gì lạ.
Bảng mô tả một DFD – kiểu như hướng dẫn sửe dụng: Tải ở đây AdventureWorks
Kết luận
DFD là một công cụ trực quan hóa cách dữ liệu được xử lý trong một quy trình hoặc hệ thống. Bạn có thể sử dụng DFD để phân tích, thiết kế, cải tiến hoặc giao tiếp về một quy trình hoặc hệ thống một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Do mình thấu hiểu một cách đau đớn việc có một DFD trong doanh nghiệp quan trọng dường nào, kèm với chút kiến thức mọn này, mình hy vọng sẽ giúp ích được cho ai đó nếu đọc được.
Và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào, xin vui lòng để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn bạn đã đọc. 😊
