Data Flow Diagram và Flowchart: mối quan hệ cộng sinh

• Data flow diagram (DFD) là một biểu đồ trực quan hóa luồng dữ liệu qua các thành phần của một hệ thống hoặc quy trình. DFD cho bạn biết các nguồn và đích của dữ liệu, các quá trình xử lý dữ liệu, các kho lưu trữ dữ liệu và luồng thông tin giữa chúng. DFD giúp bạn hiểu rõ hơn về hoạt động của hệ thống hoặc quy trình để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, cải thiện hiệu quả và phát triển các hệ thống hoặc quy trình tốt hơn. Bạn có thể sử dụng DFD để phân tích, thiết kế, cải tiến hoặc giao tiếp về một hệ thống hoặc quy trình một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Flowchart là một biểu đồ trực quan hóa các bước để thực hiện một nhiệm vụ hoặc giải quyết một vấn đề. Flowchart cho bạn biết các bước cần thiết, thứ tự của chúng, các điều kiện và nhánh của chúng. Flowchart giúp bạn thiết kế, phân tích và quản lý một nhiệm vụ hoặc vấn đề một cách hiệu quả và logic. Bạn có thể sử dụng flowchart để lập kế hoạch, giải thích, minh họa hoặc tài liệu về một nhiệm vụ hoặc vấn đề một cách dễ hiểu và trực quan.

Lúc mới tiếp xúc xây dựng dữ liệu doanh nghiệp, mình cũng nhầm lẫn giữa Data flow diagram và Flowchart. 2 loại thông tin này sẽ gần giống nhau kiểu: Muốn có dữ liệu A thì quy trình B cần phải làm step 1 2 3, ngược lại, khi làm quy trình C thì tạo ra dữ liệu D… Trong doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng DFD và flowchart cho các mục đích khác nhau. Ví dụ:

DFD để miêu tả cách dữ liệu được thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ trong một hệ thống kinh doanh, chẳng hạn như hệ thống bán hàng, hệ thống kế toán, hệ thống kho hàng, v.v. Bạn có thể sử dụng DFD để xác định các yêu cầu, ràng buộc và rủi ro của hệ thống kinh doanh

Bạn có thể sử dụng flowchart để miêu tả cách giải quyết một vấn đề kinh doanh, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, xử lý khiếu nại khách hàng, xử lý thanh toán, v.v. Bạn có thể sử dụng flowchart để tối ưu hóa, kiểm soát và theo dõi các quy trình kinh doanh.

Khi nhìn vào một DFD, mình sẽ hỏi: Dữ liệu khách hàng của chúng ta đến từ những nguồn nào (Website, App, Sales, Marketing)? “Nút thắt cổ chai” trong luồng dữ liệu đang ở đâu? Tại sao dữ liệu từ phòng Marketing sang phòng Sales lại hay bị trễ? Dữ liệu đang được lưu trữ ở đâu? Có an toàn không? Có bị trùng lặp ở nhiều nơi không (ví dụ: mỗi phòng một file Excel riêng)? Chúng ta có “single source of truth” (nguồn dữ liệu thật duy nhất) cho các báo cáo quan trọng không? => DFD giúp mình nhìn ra sức khỏe của toàn bộ kiến trúc thông tin trong công ty.

Khi nhìn vào một Flowchart, mình sẽ hỏi: Tại sao quy trình xử lý đơn hàng này lại có tới 20 bước? Có thể tự động hóa bước nào không? Nếu khách hàng khiếu nại ở bước X, ai sẽ là người chịu trách nhiệm? Quy trình xử lý tiếp theo là gì? Làm sao để đào tạo một nhân viên mới thực hiện đúng quy trình này trong thời gian ngắn nhất? Bước nào trong quy trình này hay gây ra sai sót nhất? => Flowchart giúp mình tối ưu hóa hiệu suất vận hành từng tác vụ cụ thể.

Là một CEO, mình không chỉ cần biết nó là gì, mà cần biết dùng nó để hỏi cái gì.

Tư duy hệ thống: DFD và Flowchart không phải “hoặc là”, mà là “và”

Đây là điểm mấu chốt mà lúc đầu mình cũng hay bỏ qua. Trong một doanh nghiệp, DFD và Flowchart gắn kết chặt chẽ với nhau.

Một quy trình (Flowchart) tốt luôn cần dữ liệu (DFD) đầu vào chính xác và tạo ra dữ liệu đầu ra đáng tin cậy.

Ví dụ: Quy trình “Xử lý đơn hàng” (Flowchart) của bạn sẽ không thể hoạt động nếu nó không nhận được “Dữ liệu đơn hàng mới” từ hệ thống website (được mô tả trong DFD). Và sau khi xử lý xong, quy trình này phải tạo ra “Dữ liệu đơn hàng đã hoàn tất” và “Dữ liệu tồn kho mới” để cập nhật vào các kho dữ liệu khác (cũng được mô tả trong DFD).

Hiểu được cả hai giúp mình trả lời câu hỏi cuối cùng của một người làm hệ thống: Làm thế nào để xây dựng một cỗ máy vận hành trơn tru, nơi các quy trình (Flowcharts) được tự động kích hoạt dựa trên sự luân chuyển của dữ liệu (DFD)? Đây chính là nền tảng của tự động hóa và business intelligence.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho ai đó có thể nhận ra sự khác biệt giữa data flow diagram và flowchart trong doanh nghiệp.