Việc vận hành một doanh nghiệp xuất nhập khẩu quy mô nhỏ tại Việt Nam, mình nhận thấy việc áp dụng công nghệ số hóa quy trình kho bãi là vô cùng cần thiết để nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong bài viết, mình chỉ đề cập đến các doanh nghiệp thuộc nhóm SME, nên nếu mọi người đọc được bài này, xin hãy nhẹ tay với SME.
Một số doanh nghiệp mình tiếp xúc ở lĩnh vực này, mức doanh thu khá lớn. Tuy nhiên, việc kiểm tra kho bãi vẫn còn đang ở mức thủ công, hoặc là đang sử dụng Exel, hoặc việc kiểm kê hàng hoá thực sự rất phức tạp. Khi được hỏi sâu về vận hành, các SME thường đưa ra vô vàn các lý do cho sự khó khăn trong kiểm kê kho bãi như: số lượng SKU quá nhiều, một công hàng gồm rất nhiều part, trong part có package, trong từng package lại còn phân ra từng loại nhỏ nhỏ, rồi trả hàng, rồi tồn kho, hết hạn xuất kho ….
Gần đây, mình có chút may mắn khi được thử qua và đã quyết định đầu tư một hệ thống quản lý kho hàng (WMS) theo hướng tự xây, để tối ưu hoá các hoạt động xuất nhập khẩu. Mình nghĩ đây là một quyết định chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp SME bước vào kỷ nguyên số như mình hằng mong. Điểm qua một số ý về WMS, thì Hệ thống WMS là gì?
WMS là dạng phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hoạt động kho bãi. WMS giúp nâng cao độ chính xác tồn kho, hiệu quả hoạt động, tốc độ xử lý đơn hàng, giảm thiểu chi phí nhân công và tối ưu không gian kho bãi.
WMS cung cấp các công cụ và tính năng để xử lý hiệu quả việc:
- Quản lý tồn kho: theo dõi mức độ, vị trí và luân chuyển hàng hóa trong kho. Cung cấp khả năng xem tồn kho thực tế, hỗ trợ bổ sung hàng hiệu quả.
- Quản lý đơn hàng: quản lý đơn hàng khách hàng, theo dõi tiến độ và tối ưu hóa quy trình đóng gói, xuất hàng. Hỗ trợ ưu tiên và phân bổ đơn hàng một cách hợp lý trong kho.
- Nhập/xuất kho: hỗ trợ quy trình nhập hàng, kiểm tra chất lượng, đưa hàng vào kho. Tối ưu hóa quy trình lấy hàng và đóng gói đơn hàng xuất kho.
- Bố trí kho hàng: hỗ trợ lập kế hoạch bố trí kho, xác định vị trí lưu trữ phù hợp cho các mặt hàng khác nhau. Giúp tối ưu hoá không gian kho và thời gian di chuyển hàng.
- Quản lý lao động: theo dõi và phân bổ nguồn nhân lực kho, lên lịch ca làm việc, đo lường năng suất. Giúp giám sát hoạt động và xác định cải tiến.
- Tích hợp hệ thống: WMS có thể tích hợp với các hệ thống ERP, TMS, EDI để chia sẻ thông tin hiệu quả.
Quyết định tự xây WMS này đến sau khi mình nhận thấy những hạn chế không thể khắc phục được của phương thức quản lý kho bãi thủ công truyền thống:
- Thiếu chính xác trong kiểm kê hàng tồn kho, dẫn đến tình trạng thừa thiếu hàng thường xuyên.
- Mất nhiều thời gian và nhân lực cho việc điều phối đơn hàng xuất/nhập kho, khó đáp ứng yêu cầu giao hàng nhanh chóng của khách.
- Khó khăn trong việc theo dõi tình trạng, vị trí của hàng hoá trong kho. Thường xuyên xảy ra tình trạng hàng hóa bị thất lạc.
- Tồn đọng hàng tồn kho ở mức cao do thiếu kiểm soát tốt về luân chuyển hàng.
- Việc xác định hàng phụ thuộc quá nhiều vào con người – nhân sự, dẫn đến có những mắc xích quan trọng được trọng dụng vì “quen việc” thay cho “được việc”.
- Quá tốn kém thời gian.
Sau khi nghiên cứu và tham khảo các chuyên gia, mình tạo ra một checklist để phát triển và triển khai kiểm tra quản lý kho hàng mà doanh nghiệp xnk nào cũng có thể tận dụng:
- Tổ chức kho hàng:
- Bố trí vị trí cụ thể cho từng mặt hàng/nhóm hàng
- Dán nhãn, sắp xếp kệ/giá/thùng hàng một cách logic
- Sắp xếp hệ thống dựa trên loại hàng, kích thước hoặc các yếu tố liên quan
- Hồ sơ tài liệu:
- Lập danh mục tồn kho chi tiết với tên hàng, mô tả và mã định danh
- Ghi chép đầy đủ thông tin nhà cung cấp, ngày nhập hàng, giá thành
- Theo dõi số lượng tồn kho và điểm đặt hàng từng mặt hàng
- Lưu lại các thay đổi về nhập/xuất/điều chỉnh hàng
- Nhập kho:
- Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập đúng với đơn đặt hàng và phiếu gửi hàng
- Kiểm tra tình trạng hàng nhập, xử lý ngay các sai sót
- Cập nhật số liệu vào hệ thống quản lý sau khi nhập kho
- Lưu kho:
- Bảo quản hàng hóa cẩn thận, tránh hư hỏng hoặc mất mát
- Đảm bảo điều kiện lưu trữ thích hợp cho các loại hàng nhạy cảm
- Áp dụng nguyên tắc xuất trước nhập sau với hàng dễ hỏng
- Kiểm kê định kỳ:
- Đếm số lượng thực tế để kiểm tra tồn kho thường xuyên
- So sánh số liệu kiểm kê với số liệu ghi chép, xử lý chênh lệch kịp thời
- Xuất kho:
- Xây dựng quy trình lấy hàng dựa trên yêu cầu đơn hàng hoặc quét mã vạch
- Hướng dẫn nhân viên các bước lấy hàng chuẩn xác, nhanh chóng
- Cập nhật số liệu xuất kho vào hệ thống ngay sau khi lấy hàng
- Xử lý hàng tồn kho:
- Thiết lập quy trình xử lý hàng hết hạn, hỏng hoặc lỗi thời
- Lưu lại thông tin các lô hàng đã xử lý, lý do và phương thức xử lý
- Báo cáo và phân tích:
- Lập các báo cáo định kỳ về tồn kho, luân chuyển hàng và tỷ lệ quay vòng
- Phân tích dữ liệu tồn kho để xác định xu hướng, mặt hàng bán chạy, tồn đọng
- Sử dụng thông tin để hoạch định chiến lược quản trị tồn kho và kinh doanh
Nhờ áp dụng WMS và danh mục kiểm tra này, mình tin tưởng sẽ nâng cao hiệu quả quản lý kho và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn, những hạn chế này sẽ càng trở nên rõ rệt và tốn kém, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hiệu quả hoạt động.
Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng các lựa chọn, thay vì bỏ rất nhiều tiền để sử dụng những ứng dụng có mặt trên thị trường, mình đã chọn giải pháp tự xây WMS để có thể đáp ứng được các yêu cầu:
- Dễ sử dụng, có giao diện thân thiện và nhân sự nào (thậm chí chưa đào tạo) cũng có thể sử dụng
- Khả năng tùy biến cao, phù hợp với quy trình hiện tại của doanh nghiệp SME
- Chi phí đầu tư và vận hành thấp và cực kỳ phải chăng
- Nguồn mở, có khả năng hỗ trợ kỹ thuật tốt
Hiện tại, do nguồn hàng của mình là hàng linh kiện điện thử, hàng đi air, nhỏ, dễ quản lý, không phải lưu kho bãi lớn, nên các lợi ích khi áp dụng WMS chưa được rõ ràng. Nhưng khi áp dụng demo ở một doanh nghiệp xnk gỗ theo công, sau 3 tháng thử nghiệm triển khai, hệ thống WMS đã phát huy hiệu quả rõ rệt:
- Tối ưu hoá việc sắp xếp hàng hoá trong kho, tăng 20% diện tích lưu trữ.
- Giảm sai sót kiểm kê còn 1%, đảm bảo tính chính xác tồn kho.
- Giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng nhờ quy trình lấy hàng tự động.
- Tốc độ vận chuyển hàng trong kho nhanh hơn 45%.
- Tiết kiệm 15% chi phí nhân công nhờ tối ưu hoá quy trình.
- Thông tin kho được cập nhật chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý.
Nhìn chung, WMS là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp vận hành kho bãi chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Đây chính là hướng đi đúng đắn trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0. Với kinh nghiệm triển khai WMS, mình khuyến khích các doanh nghiệp nhỏ lựa chọn các giải pháp số phù hợp để từng bước số hóa quy trình. Hãy bắt đầu từ những ứng dụng đơn giản, dễ triển khai. Quan trọng là phải xây dựng chiến lược số hoá rõ ràng, lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp nhu cầu và ngân sách. Chỉ với những bước đi nhỏ nhưng khoa học, các doanh nghiệp Việt mới có thể dần xây dựng được hệ sinh thái số vững mạnh, sẵn sàng cho sự phát triển trong tương lai.
