Team leader là người đóng vai trò quan trọng nhất trong teamwork. Nhiệm vụ cốt lõi là dẫn dắt, họ phải là người hướng dẫn nhân viên của mình, và “dắt” họ đi đến đích (mục tiêu của bộ phận). Tuy nhiên, không phải ai cũng biết mình phải làm gì, vì không phải ai sinh ra cũng đã có đủ tố chất làm teamlead và cũng không phải ai cũng được học bài bản về quản lí team.
Trong kinh nghiệm “thương trường của mình” tôi nghĩ là chúng ta nên chia sẻ với nhau một tí về phương thức push team member làm việc hiệu quả:
Thiết lập phương hướng chính xác
# Đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể
Sợ nhất là làm việc nhóm nhưng không có mục tiêu. Tôi đã từng nhiều lần build team chỉ phụ thuộc vào số lượng công việc, sự kiên trì và tình cảm tương tác, và dĩ nhiên, việc fail chỉ có sớm hay muộn mà thôi. Và sau những đau thương, tôi nhận ra rằng, muốn build team, trước hết, team lead phải có mục tiêu cụ thể, chính xác, và sau đó mới có khả năng dẫn dắt cả nhóm cùng đi. Việc này vừa đảm bảo con đường lẫn hiệu quả cho cả nhóm.
Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu chung chung như “Dự án được nhiều người trong ngành biết đến” trong quý này, thì đặt cụ thể hơn “Đạt lượng nhận biết (reach) 5.000.000 người”.
Khi mục tiêu được xác định cụ thể, từng cá nhân trong team sẽ biết đích đến, và tự họ cũng sẽ nhận thực về trách của mình trong sự hình thành nên mục tiêu đó.
# Kết hợp Pháp trị (task-oriented) và Nhân trị (people-oriented) >>> Phần này mình copy-write trên mạng
Pháp trị (task-orientation) là lãnh đạo theo nhiệm vụ, giám sát các công việc cần làm cũng như kết quả đạt được của các thành viên và không ngại phê bình nếu như họ hoàn thành không tốt nhiệm vụ. Khi làm “tốt” quá mức, bạn sẽ trở thành độc tài trong mắt nhân viên.
Còn Nhân trị (people-oriented) là mềm mỏng, nhẹ nhàng khuyên bảo và chia sẻ cùng nhân viên, từ đó kêu gọi sự đoàn kết và tinh thần làm việc nhóm giữa các thành viên. Nếu lạm dụng Nhân trị, chúng ta có một tổ chức “vô tổ chức”, tự do quá trớn. Skyperry từng nhiều lần mắc phải lỗi này khi mà bạn không biết phải Pháp trị ra sao, và đành sử dụng Nhân trị.
Tuy nghe Nhân trị có vẻ đơn giản hơn Pháp trị, nhưng thực chất nó lại yêu cầu kỹ năng phức tạp hơn. Bởi lẽ, mọi nhiệm vụ công việc đều có thể đo kết quả bằng phương pháp data-driven (định hướng dữ liệu), trong khi tình cảm và lòng tin rất khó để kiểm soát.
Người leader giỏi, là người phải biết sử dụng cả 2 phương pháp trên.
Xây dựng cơ cấu nhóm
# Nhóm có sự đa dạng về nhân khẩu học
Ở bất kì công việc nào, nếu bạn có một sự đa dạng về giới tính, tuổi tác… của nhân viên thì chắc chắn đội ngũ của bạn sẽ phát triển tốt và đa chiều hơn.
# Từng thành viên có những phẩm chất và suy nghĩ riêng
Các thành viên cần có và cần rèn luyện phẩm chất, đức tính teamwork, hiểu rõ teamwork không phải là chơi theo nhóm, mà là làm theo nhóm
- Có tinh thần đóng góp, xây dựng nhóm
- Thẳng thắn và cởi mở với các thành viên trong nhóm về cảm nhận và quan điểm
- Biết lắng nghe và đôi lúc phải nhìn nhận vấn đề dưới góc nhìn của người khác
- Luôn giải quyết vấn đề thay vì kêu ca, phàn nàn
- Khích lệ sự tiến bộ của các thành viên khác trong nhóm
- Tôn trọng sự khác biệt giữa mình và các thành viên khác
# Khuyến khích các thành viên đã từng làm việc với nhau từ trước
Nhóm bao gồm rất nhiều thành viên xa lạ ngay từ lúc bắt đầu sẽ cần dành nhiều thời gian và công sức hơn để xây dựng niềm tin lẫn nhau, gặp nhiều khó khăn hơn trong việc hợp tác. Ngược lại, những nhóm có thành viên đã biết nhau. tin tưởng lẫn nhau, hay thậm chí làm việc ăn ý với nhau từ trước, họ sẽ trở nên ngày càng gắn kết và nhanh chóng hình thành một network, phát huy sức mạnh của làm việc nhóm.
Lưu ý nếu nhóm của bạn có đông thành viên, họ rất dễ sẽ chia tách thành các nhóm nhỏ. Khi đó, mâu thuẫn giữa những nhóm nhỏ sẽ có thể xảy ra và tăng dần theo thời gian.
# Các thành viên hiểu rõ trách nhiệm và giới hạn của mình
Nếu các thành viên trong nhóm không có trách nhiệm với công việc hoặc không biết mình cần phải làm gì, hiển nhiên, công việc của cả nhóm sẽ bị chậm trễ.
Có nhiều lý do khiến thành viên không có trách nhiệm với công việc. Điển hình có thể kể đến là thói quen lười biếng, nước đến chân mới nhảy, hoặc đơn giản là sợ thất bại. Một số biểu hiện thiếu trách nhiệm của thành viên mà bạn có thể dễ dàng phát hiện ra, đó là:
- Thiếu hứng thú trong công việc, tránh những công việc có tính thử thách
- Đổ lỗi cho người khác khi mắc lỗi
- Không hoàn thành công việc đúng deadline
- Phụ thuộc vào đồng nghiệp trong công việc
- Thiếu niềm tin vào leader và các thành viên khác
Vì vậy, để đảm bảo là thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm và giới hạn của mình, bạn có thể bắt đầu bằng việc trò chuyện và hỏi han họ. Hãy để họ chia sẻ suy nghĩ và có thể cả những khó khăn. Sau đó, bạn hãy đưa ra lời khuyên từ chính kinh nghiệm của mình. Lúc đó, họ sẽ cảm thấy mình quan trọng hơn và nhiều khả năng sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc.
Tất cả các đầu việc thuộc một dự án đều được phân công cụ thể cùng với người theo dõi, tài liệu hướng dẫn (nếu có) và deadline theo thời gian thực.
Dựa trên deadline đó, nhắc việc hằng ngày và cập nhật các trạng thái hiện tại, Quá hạn, Hoàn thành sau deadline vào đầu việc như một lời nhắc nhở nghiêm túc về nhiệm vụ phải làm của từng cá nhân. Đặc biệt, nhân viên của bạn có thể xem được tiến độ dự án để biết được năng suất làm việc thực tế của mình như thế nào, và mình cần làm gì tiếp theo cho tròn trách nhiệm.
Chính sách hỗ trợ
# Xây dựng chính sách khen thưởng, xử phạt minh bạch
Thông thường, khen thưởng được sử dụng nhiều hơn và cũng được khuyến khích nhiều hơn. Xử phạt thường được áp dụng khi thành viên vi phạm nội quy hay gây ra hậu quả nào đó cần sự bồi thường, thay vì được sử dụng khi họ có hiệu quả làm việc thấp hoặc giảm sút thành quả.
Dù là khen thưởng hay xử phạt, bạn cũng cần có chiến lược rõ ràng và thông báo cho tất cả các thành viên cùng biết. Bên cạnh hiệu quả công việc được thể hiện trên phần mềm quản lý, việc khen thưởng hoặc xử phạt cũng dựa trên tính chất công việc cũng như ngành nghề và hoàn cảnh của từng công ty. Dưới đây là ví dụ một vài hình thức khen thưởng và xử phạt phổ biến:
- Khen thưởng: commission, tuyên dương trước tập thể, tăng lương, thăng chức,…
- Xử phạt: nhắc nhở, trừ lương, phạt tiền, giáng chức, đền bù, sa thải,…
# Duy trì văn hóa hướng dẫn – đào tạo
Đôi khi, cách nhanh nhất để khiến nhân viên nghỉ việc là chỉ yêu cầu họ tạo ra giá trị mà không giúp họ tiếp thu kiến thức mới. Những nhân viên mới đi làm, đặc biệt là sinh viên mới ra trường thường có khao khát trải nghiệm và học hỏi hơn là mục đích tạo ra thu nhập ổn định. Nếu họ không thể học được gì từ nhóm của bạn, nhiều khả năng họ sẽ không gắn bó lâu dài. Đó quả là một điều đáng tiếc.
Một cách hiệu quả để hỗ trợ các thành viên trong nhóm là duy trì các hoạt động hướng dẫn và đào tạo lẫn nhau. Bên cạnh tổ chức các khóa đào tạo thường niên, việc hướng dẫn và góp ý trong các nhiệm vụ hàng ngày giúp tăng cường sự hợp tác và gắn kết hơn cả.
Tạo ra điểm chung giữa các thành viên
# Có văn hóa riêng của doanh nghiệp và từng nhóm
Trong trường hợp doanh nghiệp bạn có nhiều nhân viên mới và họ vẫn chưa hoà nhập, thì văn hóa doanh nghiệp sẽ là một trong những nhân tố gắn kết mọi người với nhau.
Đó có thể là các buổi team-building, cùng nhau chạy bộ vào mỗi sáng chủ nhật, mở các lớp yoga miễn phí cho nhân viên, hàng tháng có buổi liên hoan, hàng tuần nhân viên được gặp trực tiếp sếp để nói về cảm nhận hoặc khó khăn khi làm việc,…
Thông qua các hoạt động văn hóa mang tính tập thể, các thành viên trong nhóm nói riêng và trong doanh nghiệp nói chung sẽ quen biết nhau hơn, trò chuyện nhiều hơn. Đó chính là nền tảng để cùng nhau làm việc tốt hơn, thúc đẩy hiệu quả của cả nhóm.
# Hình thành thói quen hợp tác và phối hợp giữa các nhân viên
Thay vì nghiêm túc phê bình với tâm lý xây dựng và hoàn thiện ý tưởng, nhiều người vẫn có thói quen “ném đá” và tấn công ý kiến của người khác. Thậm chí trong một tập thể, có những người chỉ biết đến quyền lợi của mình, không quan tâm đến tất cả mọi người xung quanh. Những lý do này khiến cho việc phối hợp trong nhóm đôi khi không được trơn tru và không mang lại hiệu quả.
Để hình thành thói quen cộng tác hiệu quả cho nhân viên, bạn còn phải để ý tới nhiều yếu tố nữa, trong đó có cả phong cách làm việc của chính bạn và sự tinh tế khi đánh giá ứng viên trong tuyển dụng. Hãy xây dựng một bộ từ điển năng lực chung cho doanh nghiệp và khung năng lực cụ thể cho mỗi vị trí trong nhóm, đồng thời lấy chúng làm cơ sở phát triển cá nhân và tuyển dụng những thành viên phù hợp.
Kết luận
Làm một team leader không hề dễ dàng, nhưng nếu bạn thực sự có đam mê và tìm được định hướng đúng đắn cho mình, bạn sẽ nhanh chóng đạt được thành công trong việc thúc đẩy làm việc nhóm. Nhìn rộng hơn, năng suất lao động của doanh nghiệp cũng sẽ tăng cao với những chiến lược và công cụ quản trị kịp thời, đúng đắn.
