Là một doanh nghiệp nhỏ, mình coi việc định hướng (onboarding) cho nhân viên mới là một trong những hoạt động quan trọng bậc nhất. Nó không chỉ là thủ tục, nó là cái “chạm” đầu tiên, quyết định xem một người có thực sự “kết nối” được với cỗ máy của mình hay không.
Ngày đầu tiên đi làm, ai cũng mang trong mình một mớ cảm xúc hỗn độn: lo lắng, hoài nghi, không thoải mái. Onboarding chính là để xoa dịu những điều đó.
Nhưng có một sự thật phũ phàng mình nhận ra: Dù quy trình có được viết ra rõ ràng đến đâu, thì cái “vibe” của bạn HR hướng dẫn lại ảnh hưởng cực kỳ lớn đến tâm lý của người mới. Chính vì vậy, dù đã có HR, mình tin rằng các chủ doanh nghiệp nhỏ nên có những “tác động” nhỏ vào hành trình này. Thay vì chỉ giới thiệu một chiều, hãy để chính bạn nhân viên mới nói về vai trò và nhiệm vụ của họ. Hãy để họ là trung tâm.
Chúng ta Onboarding để làm gì, giữa một mớ deadline hỗn loạn?
Trong cái guồng quay nhanh, gấp, trễ deadline của một agency, việc onboarding tử tế đôi khi là một thứ xa xỉ. (Thậm chí có những lúc, nhân viên mới đã ra đi trước cả khi kịp onboarding xong). Nhưng dù khó, chúng ta vẫn phải cố gắng, vì mục đích của nó là:
- Giúp họ không bị “lạc đường”: Cho họ một cái nhìn tổng quan về “bản đồ” công ty.
- Trao cho họ “luật chơi”: Giới thiệu các chính sách, quy tắc ứng xử để mọi người cùng chơi trên một sân.
- Định vị vai trò của họ: Giúp họ hiểu rõ họ là một mắt xích quan trọng như thế nào.
- Để họ không cảm thấy cô độc: Giúp họ nhanh chóng hòa đồng và tìm thấy “đồng minh”.
Vậy, làm sao để tốt hơn?
Trong vai trò hữu hạn của mình, mình và team HR luôn cố gắng hoàn thiện quy trình này sau mỗi lần thực hiện. Và mình nhận ra, tự động hóa (automation) không phải là để thay thế con người, mà là để đảm bảo những điều cơ bản nhất được thực hiện một cách nhất quán, ngay cả khi chúng ta quá bận.
Quy trình của tụi mình đang hướng tới bao gồm:
- Email tự động gửi những thông tin cơ bản trước ngày đi làm.
- Hệ thống form online để thu thập thông tin, thay vì giấy tờ lằng nhằng.
- Lưu trữ thông tin tập trung một nơi, để ai cũng có thể truy cập khi cần.
- Tạo những buổi gặp gỡ ngắn (check-in) giữa HR – Nhân viên mới – Manager ở các mốc thời gian quan trọng: đầu kỳ, giữa kỳ, và cuối kỳ onboarding.
- Và quan trọng nhất: Cho phép nhân viên mới đánh giá lại chính quy trình onboarding để chúng ta có thể cải thiện nó.
Định hướng hiệu quả chính là chìa khóa ĐẦU TIÊN NHẤT để thu hút và giữ chân nhân tài. Nó không phải là một chi phí, nó là một khoản đầu tư quan trọng vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
