Là một doanh nghiệp nhỏ, tôi coi định hướng cho nhân viên mới là hoạt động rất quan trọng. Định hướng nhân viên mới là một phần của quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc, trong đó nhân viên mới được gặp gỡ các thành viên trong team và tham gia buổi hội thảo giới thiệu về văn hóa công ty, phạm vi hoạt động, định hướng tương lai, v.v.
Vào ngày đầu tiên, nhân viên mới thường cảm thấy lo lắng, hoài nghi và không thoải mái. Định hướng nhân viên mới giúp giảm bớt những cảm xúc tiêu cực đó và làm cho họ dễ chịu hơn. Bộ phận nhân sự cần đảm bảo nhân viên mới được làm quen với các thành viên trong team và hiểu rõ về công việc, trách nhiệm của mình.
Ở các thời điểm khách nhau, với người hướng dẫn khác nhau (ý là nhân sự HR khác nhau), tôi nhận ra rằng người nhân viên mới sẽ có nét tiếp nhận thông tin bị ảnh hưởng tâm lý bởi các HR này, dù có quy trình được quy định rõ ràng đến như nào đi chăng nữa. Vì thế, mà dù có HR hướng dẫn, các chủ doanh nghiệp nhỏ, nên có những tác động nhỏ vào hành trình onboarding này của nhân viên mới. Ở buổi định hướng đầu, dù tạo không khí thân thiện, thoải mái để công ty giới thiệu nhẹ nhàng, nhưng hãy để nhân viên mới trực tiếp giới thiệu vai trò, nhiệm vụ của họ trong công ty.
Mục đích của onboaring bao gồm:
- Giúp nhân viên làm quen với công ty. Trong định hướng, nhân viên mới được tham quan công ty để hiểu rõ hoạt động và văn hóa công ty, từ đó hỗ trợ công việc của họ.
- Giới thiệu chính sách của công ty. Mỗi công ty đều có quy tắc ứng xử mà nhân viên cần tuân thủ. Định hướng giúp nhân viên mới hiểu các chính sách cụ thể của công ty.
- Giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm công việc. Định hướng giúp họ nắm được công việc và trách nhiệm của mình, từ đó hoàn thành tốt công việc ngay từ đầu.
- Giúp nhân viên mới hòa đồng nhanh chóng. Nếu không có định hướng tốt, nhân viên mới có thể cảm thấy cô độc. Nhưng với định hướng, họ sẽ nhanh chóng hòa đồng với mọi người.
- Giúp nhân viên mới phát huy hết khả năng ngay từ đầu. Định hướng đảm bảo nhân viên hiểu rõ mong đợi và trách nhiệm ngay từ khi mới vào công ty.
Trong quy trình vận hạnh ở các công ty cùng lĩnh vực digital marketing agency, thật khó để công ty có thể đảm bảo được những mục đích này với các bạn nhân viên mới. Chúng ta bị cuốn vào một vòng quay khủng khiếp nhanh, gấp, trễ deadline. Nên thường, trước khi các bạn nhân viên mới kịp hoà nhập, họ đã bị giao khá nhiều công việc để “kịp tiến độ”. Và đôi lúc, nhân viên mới lại đã ra đi trước khi kịp onboarding. Và dù có thể, thì trong vai trò hạn hữu của mình, tôi mong rằng mình và đội ngũ HR tại công ty, có thể hoàn thiện quy trình tốt hơn sau mỗi kỳ onboarding cho nhân viên mới, bao gồm các bước:
Tham quan công ty và giới thiệu nhân viên mới với cấp trên và đồng nghiệp
- Cung cấp các công cụ cần thiết cho nhân viên mới
- Hướng dẫn lịch trình làm việc, công việc và dự án ban đầu
- Cung cấp sổ tay nhân viên để họ hiểu các chính sách
- Lắng nghe thắc mắc và trả lời tất cả câu hỏi của nhân viên mới
- Thiết lập quá trình automation để có thể đơn giản hóa những mắc xích định hướng nhân viên mới thông qua:
- Email automation những thông tin căn bản đến nhân viên
- Thu thập thông tin đầu vào – văn hoá nhập liệu dữ liệu của công ty ( vài công ty sử dụng giấy, vài công ty thì hệ thống, một vài công ty khác như công ty mình thì có những form mẫu online)
- Hướng dẫn theo dõi và báo cáo các hoạt động onboarding
- Lưu trữ thông tin định hướng tập trung một nơi, tiện truy cập
- Cho phép nhân viên mới đánh giá định hướng
- Tạo những buổi gặp gỡ ngắn giữa HR-nhân viên mới-Manager ở những mốc thời gian quan trọng: đầu kỳ – giữa kỳ – cuối kỳ onboarding
Như vậy, các cấp quản lý có thể tiếp cận mọi thông tin cần thiết một cách dễ dàng thông qua hệ thống trong suốt quá trình định hướng nhân viên mới.
Định hướng hiệu quả sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường và văn hóa công ty. Đây chính là chìa khóa ĐẦU TIÊN NHẤT để thu hút và giữ chân nhân tài, góp phần quan trọng vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
