Trong bối cảnh bình thường mới, mô hình làm việc kết hợp đang dần trở thành xu hướng tất yếu của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Sự kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa sẽ mang lại nhiều lợi ích, đồng thời cũng đặt ra không ít thách thức cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Để thực hiện thành công mô hình này, các bên liên quan cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, xây dựng chiến lược phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của mình.

Thực trạng mô hình làm việc kết hợp tại Việt Nam

Trước đại dịch Covid-19, hầu hết các công ty tại Việt Nam vẫn duy trì mô hình làm việc truyền thống tại văn phòng. Tuy nhiên, kể từ khi dịch bệnh bùng phát, nhiều doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sang mô hình làm việc trực tuyến hoàn toàn. Theo khảo sát của VietnamWorks vào năm 2021, tỷ lệ doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn đạt mức cao nhất (67%) kể từ khi có dịch.

Khi tình hình dịch bệnh ổn định trở lại, nhiều công ty đã chuyển sang áp dụng mô hình làm việc kết hợp linh hoạt, với những ưu điểm vượt trội như sau:

• Tiết kiệm chi phí văn phòng, đi lại và các chi phí hoạt động khác
• Tăng hiệu suất và năng suất lao động nhờ sự linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc
• Thu hút nhân tài có nhu cầu làm việc từ xa
• Nâng cao trải nghiệm và sự gắn kết của nhân viên

Tuy nhiên, các chuyên gia nhân sự cũng lưu ý rằng mô hình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả, tránh rủi ro về an ninh mạng, rò rỉ thông tin nhạy cảm. Sự thiếu sót trong việc xây dựng chiến lược và quy trình làm việc phù hợp có thể dẫn đến tình trạng nhân viên cô lập, kém hiệu quả và thiếu sự giám sát.

Xu hướng phổ biến của các công ty đa quốc gia

Trên thế giới, mô hình làm việc kết hợp đã trở thành xu hướng tất yếu của nhiều tập đoàn, công ty đa quốc gia. Các ông lớn công nghệ như Microsoft, Google, Meta… đều cho phép nhân viên linh hoạt lựa chọn giữa làm việc tại văn phòng hoặc từ xa.

Một số đặc điểm chung trong chiến lược làm việc kết hợp của các công ty này:

• Cho phép nhân viên tự quyết định tỷ lệ làm việc tại văn phòng và từ xa phù hợp với nhu cầu công việc và điều kiện cá nhân
• Tạo điều kiện làm việc bình đẳng, không phân biệt đối xử giữa nhân viên tại văn phòng và từ xa
• Đầu tư công nghệ và cơ sở hạ tầng hiện đại để hỗ trợ giao tiếp và hợp tác hiệu quả
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp lấy con người làm trung tâm, dựa trên sự tin tưởng và trách nhiệm cá nhân

Các bài học kinh nghiệm quý báu này có thể là kim chỉ nam cho các doanh nghiệp tại Việt Nam trong quá trình xây dựng chiến lược nhân sự sau đại dịch.

Định hướng phát triển mô hình làm việc kết hợp tại Việt Nam

Để áp dụng thành công mô hình làm việc kết hợp, các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề then chốt sau:

1. Thiết lập cơ chế làm việc linh hoạt, phù hợp với tính chất công việc

Các công ty nên xây dựng cơ chế làm việc linh hoạt, trong đó cho phép nhân viên tự điều chỉnh tỷ lệ làm việc tại văn phòng và từ xa phù hợp với nhu cầu công việc và hoàn cảnh cá nhân. Đồng thời, những vị trí đòi hỏi sự tương tác trực tiếp nhiều như bán hàng, chăm sóc khách hàng vẫn cần ưu tiên làm việc tại văn phòng.

2. Đầu tư công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

Doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ các công cụ họp và làm việc trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Slack… để thúc đẩy giao tiếp và hợp tác hiệu quả. Bên cạnh đó, nâng cấp cơ sở hạ tầng mạng và bảo mật thông tin cũng rất cần thiết.

3. Xây dựng văn hóa công ty dựa trên sự tin tưởng và trách nhiệm cá nhân

Thay vì giám sát chặt chẽ thời gian làm việc, doanh nghiệp nên xây dựng môi trường làm việc dựa trên sự tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau. Các cấp quản lý cần trao quyền tự chủ, đồng thời đưa ra những chỉ tiêu rõ ràng về năng suất và kết quả công việc.

4. Tăng cường gắn kết nhân viên thông qua hoạt động định kỳ

Doanh nghiệp nên duy trì các hoạt động gắn kết định kỳ cho nhân viên như hội thảo trực tuyến, liên hoan từ xa… để khuyến khích tinh thần đồng đội và củng cố văn hóa công ty.

5. Đào tạo kỹ năng quản lý và làm việc nhóm cho cấp quản lý

Các kỹ năng quan trọng như giao tiếp trực tuyến hiệu quả, quản lý nhân viên từ xa, sử dụng công nghệ số… cần được trang bị cho đội ngũ quản lý để dẫn dắt nhân viên một cách phù hợp trong môi trường kết hợp.

Nhìn chung, mô hình làm việc linh hoạt kết hợp giữa văn phòng và từ xa chắc chắn là xu thế tất yếu không thể đảo ngược. Doanh nghiệp Việt cần tận dụng thời điểm chuyển đổi hiện tại để xây dựng chiến lược phù hợp, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Vai trò của quản trị nhân sự, đặc biệt là HR khi mô hình hybird hoạt động

Tại thời điểm hiện tại, tôi rất đồng tập trung chia sẻ về tự động hoá, automation các công việc của phòng nhân sự phải tốt hơn, thông qua các lĩnh vực hoạt động chính của phòng nhân sự như:

1. Tuyển dụng

Các nhóm HR có thể sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để xử lý toàn bộ chu trình tuyển dụng. Tự động hóa việc lọc hồ sơ, lập lịch phỏng vấn, phỏng vấn video ảo và các bài kiểm tra kỹ năng trực tuyến cho phép quy trình tuyển dụng từ xa đầu-cuối. Một số doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ sử dụng phần mềm của các bên cung cấp được kể đến như 1office, base, thậm chí Misa cũng đã tích hợp quy trình triển khai và báo cáo của hoạt động này. Tại công ty tôi, quá trình này đơn giản hơn, nhưng được mô hình hoá theo tính chất tương tự, đo lường được các bước hình trình của ứng viên trong chu trình tuyển dụng.

2. Định hướng nhân viên mới

Việc duy trì sự tham gia và văn hóa doanh nghiệp có thể khó khăn hơn với ít tiếp xúc trực tiếp. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể xây dựng sự gắn kết cảm xúc giữa nhân viên thông qua các chiến lược truyền thông, chương trình khuyến khích và nền tảng hợp tác được thiết kế cẩn thận. Để thu hút và giữ chân nhân tài trong môi trường kết hợp, hãy lựa chọn chương trình định hướng ngắn hạn nhưng sâu sắc hơn tại văn phòng, tiếp theo là giới thiệu ảo với các team từ xa.

Một điều hay của thử nghiệm onboarding hybirid, là nhân viên mới có thể hình dung cơ bản phương thức số hoá mà công ty đang vận hành, người nào cảm thấy đơn giản, phù hợp với họ, tỉ lệ làm việc tốt cao hơn hẳn.

3. Giao tiếp

Các công cụ lập lịch họp tự động, white board, soạn thảo tài liệu chung cho phép mọi người làm việc hiệu quả hơn. Qua rồi cái thời chat bằng skype, zalo, hay viber, ngày nay chúng ta đã sử dụng quen với các phần mềm chat liền mạch họp, soạn thảo và lưu trữ dữ liệu.

4. Quản lý lương

Các nhóm HR phải dựa vào tự động hóa để giải quyết các thách thức về tuân thủ liên quan đến quy trình lương và tính thuế ở nhiều địa điểm trong hoạt động làm việc kết hợp. Tự động hóa thời gian làm việc, phê duyệt làm thêm giờ và cổng dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên đảm bảo quy trình lương không rắc rối.

Một số công ty hoạt động hybird mà tôi được tương tác, thì outsource mảng C&B giúp công ty vận hành thoải mái và trơn tru hơn hẳn.

5. Quản lý tài sản

Làm việc từ xa đòi hỏi phải cấp cho nhân viên các tài sản của công ty như laptop, điện thoại, đồ đạc văn phòng. Các công cụ tự động hóa có thể giúp các nhóm HR theo dõi và quản lý các tài sản này ở nhiều địa điểm.

Hơi khó khăn trong việc xử lý hỏng hóc, bàn giao tài sản. Vì không phải lúc nào một doanh nghiệp SME có thể chủ động phần IT helpdesk. Nếu doanh nghiệp tận dụng một vài quy trình tự động giao nhận, cũng sẽ hỗ trợ được phần nào quá trình quản lý tài sản.

6. Quản lý thành tích

Quản lý thành tích trong môi trường từ xa có thể gặp thách thức. Các công cụ tự động hóa cho phép thiết lập mục tiêu rõ ràng, nhìn thấy thành tích thời gian thực và nhắc nhở tương tác thường xuyên với cấp quản lý sẽ giúp triển khai đánh giá hiệu suất mà không có bất kỳ bất ngờ nào vào cuối năm.

KPI trở thành công cụ rất rõ ràng có hiệu quả trong giai đoạn làm việc tại nhà, lẫn hybird.

Kết luận

Mô hình làm việc linh hoạt kết hợp đang dần trở thành xu hướng tất yếu tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam sau đại dịch Covid-19. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, các công ty cần có sự chuẩn bị chu đáo cả về chiến lược, công nghệ lẫn văn hóa doanh nghiệp. Làm tốt công tác lập kế hoạch, đào tạo nhân sự và gắn kết nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp Việt vượt qua những thách thức ban đầu, phát huy tối đa những tiềm năng to lớn của mô hình làm việc mới này. Làm việc kết hợp đang thay đổi cách chúng ta làm việc, nhưng cho đến nay, thông điệp vẫn khá hỗn độn. Một số người than phiền họ đang mất đi sự tự do và linh hoạt trong nơi làm việc. Những người khác nói rằng nó khiến họ hạnh phúc và năng suất hơn. Bất kể bạn đứng về phía nào, làm việc kết hợp đã đến để ở lại vì các nhà tuyển dung đang bắt đầu nhìn thấy lợi ích với cách tiếp cận mới này.