Sau cơn đại dịch, “Hybrid Work” trở thành một từ khóa thời thượng. Nhưng với mình, nó không phải là một xu hướng, nó là một “bản cập nhật hệ điều hành” bắt buộc. Chúng ta bị ném vào một cuộc thử nghiệm toàn cầu về việc vận hành một cỗ máy doanh nghiệp theo kiểu “mạng phân tán” thay vì “máy chủ tập trung” như trước đây.
Nó mang lại nhiều lợi ích không thể chối cãi: tiết kiệm chi phí, linh hoạt, mở rộng được nguồn nhân tài. Nhưng nó cũng tạo ra một mớ hỗn độn nếu người “quản trị hệ thống” không đủ vững. Thiếu quy trình, thiếu sự tin tưởng, nhân viên cảm thấy cô lập, rò rỉ thông tin… là những “lỗi” có thể làm sập cả hệ thống.
Nhìn các ông lớn công nghệ như Google, Microsoft đi trước, mình nhận ra chìa khóa không nằm ở việc cho nhân viên làm việc ở đâu, mà là xây dựng một hệ thống vận hành và một văn hóa tin tưởng đủ mạnh để cỗ máy chạy trơn tru dù các linh kiện không nằm cạnh nhau.
Và trọng tâm của việc xây dựng hệ thống này, không ai khác, chính là vai trò của bộ phận Nhân sự (HR). HR phải ngừng làm những công việc thủ công và trở thành kiến trúc sư cho “hệ điều hành” mới này. Và để làm được điều đó, TỰ ĐỘNG HÓA (AUTOMATION) là con đường duy nhất.
“Nâng cấp” các module HR cho kỷ nguyên Hybrid:
- Tuyển dụng: Phải xây dựng một hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để xử lý toàn bộ quy trình, từ lọc hồ sơ, phỏng vấn video, đến gửi bài test. Tại công ty mình, dù quy trình đơn giản hơn, mọi thứ đều được mô hình hóa để đo lường được hành trình của ứng viên.
- Onboarding (Định hướng): Đây là “bài test” đầu tiên cho cả nhân viên và công ty. Mình đang thử nghiệm mô hình onboarding ngắn gọn tại văn phòng, sau đó là giới thiệu ảo với các team. Một điều hay ho mình nhận ra: nhân viên mới nào cảm thấy quy trình số hóa này đơn giản và phù hợp, tỷ lệ họ làm việc tốt về sau cao hơn hẳn.
- Giao tiếp: Đã qua rồi cái thời chat công việc qua Zalo, Viber. Phải sử dụng các nền tảng hợp nhất như Teams, Slack, nơi việc chat, họp, soạn thảo và lưu trữ dữ liệu được liền mạch.
- Lương & Phúc lợi (C&B): Đây là module cực kỳ nhức đầu trong môi trường hybrid. Tự động hóa chấm công, duyệt làm thêm giờ là bắt buộc. Thậm chí, với một số công ty mình biết, việc outsource (thuê ngoài) mảng này giúp họ vận hành trơn tru và thoải mái hơn hẳn.
- Quản lý tài sản: Cấp laptop, điện thoại cho nhân viên làm việc từ xa là chuyện bình thường. Nhưng việc theo dõi và xử lý hỏng hóc lại là một cơn ác mộng với SME khi không có IT helpdesk chuyên nghiệp. Tận dụng các quy trình giao nhận tự động sẽ giúp giải quyết phần nào bài toán này.
- Quản lý thành tích: Trong môi trường làm việc từ xa, bạn không thể “đi vòng vòng” để giám sát. KPI trở thành công cụ rõ ràng và hiệu quả nhất. Các công cụ tự động hóa cho phép thiết lập mục tiêu, theo dõi kết quả real-time và tương tác thường xuyên sẽ giúp việc đánh giá hiệu suất trở nên công bằng, không còn những bất ngờ vào cuối năm.
Tóm lại, Hybrid Work đã đến và sẽ ở lại. Người thì phàn nàn mất tự do, người thì nói nó giúp họ hạnh phúc và năng suất hơn. Nhưng dù bạn đứng về phía nào, đây không còn là một lựa chọn. Nó là một bài kiểm tra về mức độ trưởng thành trong vận hành của một doanh nghiệp. Nó phơi bày ra việc bạn đang có một “hệ thống” thực sự, hay chỉ là một tập hợp những con người làm việc trong cùng một tòa nhà.
