Mình đang dành rất nhiều thời gian tập trung cho EMS, vì đây chính là công cụ cốt lõi để vận hành và quản lý toàn diện doanh nghiệp.
EMS là viết tắt của Enterprise Management System, hay hệ thống quản lý doanh nghiệp.
EMS là gì?
Đến 2019 khi học ở PACE, mình mới biết về EMS, nhưng lúc đó trong giáo trình ghi là CMS, mình nghĩ là có cái gì đó sai ở thuật ngữ (hoặc là mình sai). Và mãi đến năm 2021, mình mới bắt đầu thiết kế EMS cho công ty của riêng mình. EMS là trái tim của mọi doanh nghiệp, nên việc nâng cấp nó là rất quan trọng. Trong suốt 3 năm, mình vật lộn với EMS. Nhưng trong khoảng 8 tháng trở lại đây, mình nâng cấp EMS với sự trợ giúp và phát triển của AI. Bài viết này, mình muốn chia sẻ những điều mình đã trải qua và nhận thức được.
Tại sao phải nâng cấp EMS
EMS giúp mình quản trị tất cả những gì quan trọng nhất trong vận hành doanh nghiệp: tài chính, nhân sự, khách hàng, sản phẩm, dự án, công việc, vật tư, tài sản… Như những mảnh ghép công nghệ quen thuộc – HRM, CRM, SCM, ERP… – EMS có thể tùy biến để phù hợp với thực tế sử dụng. Và điều quan trọng nhất: EMS không phải là một sản phẩm cố định, mà là một hệ thống cần được nâng cấp liên tục theo thời gian và nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, thị trường và công nghệ.
Càng đi sâu, mình càng thấy rõ đây là một hệ thống cực kỳ phức tạp – vì quản lý doanh nghiệp không chỉ là kiểm soát nội bộ, mà còn là sự thích nghi liên tục với thị trường, khách hàng, công nghệ, pháp luật, và môi trường cạnh tranh. Nếu EMS không được cập nhật thường xuyên, nó dễ rơi vào trạng thái lỗi thời: lỗi hệ thống, chậm trễ xử lý, thiếu tính năng, mất an toàn dữ liệu… và tất cả những điều đó sẽ kéo tụt chất lượng dịch vụ, giảm uy tín, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và tăng trưởng.
Nâng cấp EMS vì vậy không còn là lựa chọn – mà là một nhiệm vụ sống còn. Nhưng mình cũng hiểu: đây là một việc khó, tốn thời gian, tốn công sức và cả tài chính. Có những lúc mình đã cảm thấy mệt mỏi, thậm chí muốn bỏ cuộc, khi phải liên tục “vá lỗi”, “đập đi xây lại”, thay đổi gần như toàn bộ cấu trúc ban đầu.
Những thách thức mình gặp phải khi tự build
Với một hệ thống tự phát triển từ đầu, mình có toàn quyền chủ động điều chỉnh để phù hợp với cách vận hành thực tế – đặc biệt là trong môi trường SME. Mình vẫn tin: tự build EMS hay hơn gấp nhiều lần so với mua phần mềm sẵn rồi loay hoay điều chỉnh để nó “hòa hợp” với doanh nghiệp.
Trong những ngày đầu vận hành, công ty mình liên tục thay đổi – quy trình, con người, cách làm việc, tiếp xúc với khách hàng… và EMS cũng phải chạy đua để bắt kịp. Sau một thời gian sử dụng, mình bắt đầu nhận ra những điểm nghẽn, giới hạn và lỗi phát sinh. Những thứ tưởng là ổn, vào thực tế lại bộc lộ rất nhiều vấn đề.
Có module mình từng rất tự hào, nhưng khi đưa vào sử dụng lại phát sinh các tình huống vượt ngoài dự đoán. Một thay đổi nhỏ để fix lỗi có khi kéo theo cả chuỗi cập nhật phức tạp. Nhiều lúc mình thật sự cảm thấy bất lực, khi phải tự tay “đập đi xây lại” những gì mình từng tin là giải pháp hoàn hảo.
AI – bạn đồng hành nâng cấp EMS lên một tầm cao mới
May mắn là trong khoảng 8 tháng trở lại đây, mình bắt đầu ứng dụng AI vào việc cải tiến EMS. Và phải nói thật – AI chính là chất xúc tác giúp mình bứt phá.
Với sự hỗ trợ từ công nghệ trí tuệ nhân tạo, mình có thể:
-
Rút ngắn thời gian phát triển
-
Giảm sai sót thủ công
-
Tự động hoá nhiều bước kiểm thử, tối ưu logic hệ thống
-
Nhận được các gợi ý kiến trúc hoặc workflow từ dữ liệu thực tế
Chỉ trong chưa đầy một năm, EMS của mình đã được nâng cấp từ “A+” lên “A++” – một bước nhảy vọt cả về hiệu năng, trải nghiệm người dùng lẫn khả năng mở rộng.
Hành trình này vẫn đang tiếp diễn…
Mỗi ngày mình vẫn đang tiếp tục hoàn thiện EMS và chính bản thân mình. Bởi mình tin rằng, khi nền tảng quản trị vững chắc, doanh nghiệp mới có thể tăng tốc, vươn xa.
Những điều mình học được
Nếu bạn cũng đang trên hành trình xây dựng hoặc nâng cấp EMS, mình muốn chia sẻ vài điều rút ra từ trải nghiệm thực tế:
-
Luôn cập nhật hệ thống theo nhu cầu và tín hiệu thực tế. Đừng bao giờ tự mãn với những gì đang có.
-
Liên tục học hỏi công nghệ mới, đặc biệt là AI, để hỗ trợ bạn xây dựng nhanh hơn, thông minh hơn.
-
Hiểu người dùng – cả khách hàng lẫn nhân sự – để hệ thống thực sự hữu ích và dễ sử dụng.
-
Đừng đi một mình. Hợp tác, kết nối và giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai lầm và phát triển nhanh hơn.
Mình hy vọng bài viết này mang lại cho bạn một góc nhìn thực tế và cảm hứng để tiếp tục hành trình xây dựng EMS – theo cách của riêng bạn.
Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp SME đang vật lộn với hệ thống vận hành, hoặc có những trải nghiệm riêng về EMS, hãy chia sẻ cùng mình. Mình rất mong được lắng nghe và học hỏi từ bạn.
