Zalo là một ứng dụng nhắn tin phổ biến ở Việt Nam, và không cần phải nói về mức độ phổ biến của zalo trong doanh nghiệp. Với mình, Zalo và Email là hai công cụ giao tiếp không thể thiếu trong công việc hiện nay. Tuy nhiên, để sử dụng chúng một cách hiệu quả, bản thân mình (mình ở đây là chính mình, và mình cũng nên là các bạn) luôn phải phân biệt rõ ràng giữa mục đích cá nhân và mục đích công việc. Trong một môi trường chuyên nghiệp, việc chat ở các nền tảng không chính thức như Zalo sẽ tạo ra luồng thông tin hỗn loạn, không kiểm soát được, tiềm ẩn nhiều nguy cơ về sau. Đặc biệt, nhắn tin với khách hàng trên zalo, hoặc các ứng dụng chat bên ngoài, cực kỳ đầy rủi ro.
Cụ thể, mình chỉ sử dụng Zalo để trò chuyện, chia sẻ thông tin cá nhân với đồng nghiệp, bạn bè và gia đình.
Đối với công việc, mình ưu tiên sử dụng email công ty để trao đổi về dự án, báo cáo, hợp đồng, văn bản… Điều này giúp mình lưu trữ được các nội dung quan trọng và tuân thủ quy định của công ty. Mình cũng tập thói quen viết email ngắn gọn, rõ ràng và tránh gửi email không cần thiết vào giờ ngoài giờ làm việc.
Một kinh nghiệm mà mình từng xử lý:
- Hôm trước bản thân mình có nhận được tin Zalo từ khách hàng vào lúc 9h đêm hỏi về next step của dự án. Thay vì trả lời ngay, mình đã gửi lại anh ấy một email vào sáng hôm sau với thông tin cần thiết, đồng thời nhắc nhở anh ấy về quy định giờ giấc ở công ty và cách giao tiếp công việc hiệu quả hơn thông qua email.
- Nhân viên phía khách hàng và khách hàng chỉ muốn sử dụng zalo, ít khi reply email trừ những thông tin quan trọng. Một ngày đẹp trời, khách hàng liên hệ mình để bảo đổi nhân sự, do cách trao đổi nhân viên của mình không thiện cảm. Và gốc rễ là, nếu sử dụng văn phong chat trên zalo để viết mail, hay là văn phong viết mail để chat zalo, thì thật là kệch cỡm. Đây cũng là bài học để bạn nhân viên mình điều chỉnh hành vi trong tương lai hơn. Với các bạn nhân viên, họ có khuynh hướng follow và nghe theo cách làm việc của khách hàng, thậm chí để cho nhanh thì với lý do “chat tiện hơn mail”, vô tình sẽ đẩy chính các bạn vào thế khó về sau, và doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thất thoát nếu như không được biết nhân viên đang phục vụ khách hàng của mình ra sao. Dĩ nhiên, sau sự việc này, bớt zalo lại nha các bạn.
Vậy làm thế nào để sử dụng Zalo và email một cách hiệu quả trong giao tiếp chuyên nghiệp? Dưới đây là một số gợi ý cho bạn.
- Xác định mục đích và đối tượng của giao tiếp: Bạn cần phân biệt rõ ràng giữa giao tiếp cá nhân và giao tiếp công việc. Nếu bạn muốn trao đổi về những vấn đề liên quan đến công việc, dự án, khách hàng, hợp đồng, báo cáo, hóa đơn… bạn nên sử dụng email là kênh chính thức và chuyên nghiệp. Email sẽ giúp bạn lưu trữ và theo dõi được các thông tin quan trọng, cũng như thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp với người nhận. Zalo chỉ giúp bạn duy trì mối quan hệ và tạo cảm giác gần gũi với người nhận.
- Tuân thủ nguyên tắc và quy định của công ty: Mỗi công ty có những nguyên tắc và quy định riêng về việc sử dụng các kênh giao tiếp trong công việc. Bạn cần tìm hiểu và tuân thủ những nguyên tắc và quy định đó để tránh những sai sót và rắc rối không đáng có. Ví dụ, có những công ty yêu cầu nhân viên chỉ sử dụng email công ty để giao tiếp với khách hàng, đối tác và cấp trên; có những công ty cho phép nhân viên sử dụng Zalo để giao tiếp nội bộ hoặc với khách hàng quen thuộc; có những công ty cấm nhân viên sử dụng Zalo để giao tiếp công việc dưới mọi hình thức. Tại công ty mình, Teams là công cụ giao tiếp nội bộ chính thức, các ứng dụng khác linh động theo khách hàng. Và email, là thông tin chính thức duy nhất bảo vệ quyền lợi cho nhân sự.
- Chọn thời điểm và nội dung phù hợp: Bạn cần lựa chọn thời điểm và nội dung phù hợp khi gửi email hoặc Zalo cho người nhận. Bạn không nên gửi email hoặc Zalo vào những thời điểm không liên quan đến công việc, như buổi tối, cuối tuần, ngày lễ… trừ khi có sự thoả thuận trước hoặc có tình huống khẩn cấp. Bạn cũng không nên gửi email hoặc Zalo quá dài, quá nhiều hoặc quá thường xuyên, vì điều đó sẽ làm phiền và mất thời gian của người nhận. Bạn nên giữ nội dung email hoặc Zalo ngắn gọn, rõ ràng, tránh những từ ngữ không chính thức, không lịch sự hoặc có ý nghĩa tiêu cực.
Zalo và email là hai kênh giao tiếp hữu ích trong công việc, nhưng cũng cần được sử dụng một cách có ý thức và có trách nhiệm. Tốt nhất, bạn nên định hướng nhân viên ngay từ đầu về vai trò của Zalo và email, cũng như cách sử dụng hiệu quả và chuyên nghiệp của chúng. Điều đó sẽ giúp bạn tăng hiệu quả công việc, nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty, cũng như duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp.
