Mình đang tập trung thời gian cho EMS, và nó là công cụ quan trọng để quản lý và vận hành doanh nghiệp.
EMS là viết tắt của Enterprise Management System, hay hệ thống quản lý doanh nghiệp.
EMS là gì?
Đến 2019 khi học ở PACE, mình mới biết về EMS, nhưng lúc đó trong giáo trình ghi là CMS, mình nghĩ là có cái gì đó sai ở thuật ngữ (hoặc là mình sai). Và mãi đến năm 2021, mình mới bắt đầu thiết kế EMS cho công ty của riêng mình. EMS là trái tim của mọi doanh nghiệp, nên việc nâng cấp nó là rất quan trọng. Trong suốt 3 năm, mình vật lộn với EMS. Nhưng trong khoảng 8 tháng trở lại đây, mình nâng cấp EMS với sự trợ giúp và phát triển của AI. Bài viết này, mình muốn chia sẻ những điều mình đã trải qua và nhận thức được.
Tại sao phải nâng cấp EMS
EMS giúp mình quản lý tài chính, nhân sự, khách hàng, sản phẩm, dự án, công việc, vật tư, tài sản và các hoạt động kinh doanh khác một cách dễ dàng và hiệu quả. Những thuật ngữ hay ho như HRM, CRM, SCM, ERP… tùy vào tính chất sẽ được custom trong EMS để đáp ứng nhu cầu sử dụng. Nhưng EMS không phải là một sản phẩm cố định mà là một hệ thống luôn cần cập nhật và nâng cấp theo thời gian và nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.
Càng làm, mình càng thấy nó thật sự là một hệ thống rất phức tạp và liên quan đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, bởi vì vận hành doạnh nghiệp, không chỉ phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, của nhân viên, mà còn phải thích ứng với những thay đổi của thị trường, công nghệ, luật pháp và cạnh tranh. Nếu EMS không được cập nhật và nâng cấp thường xuyên, nó sẽ dễ bị lỗi, chậm trễ, thiếu tính năng, không an toàn và không hiệu quả. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, uy tín thương hiệu, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Vì vậy, việc cập nhật và nâng cấp EMS là một công việc rất quan trọng và cần thiết. Tuy nhiên, đây cũng là một công việc rất khó khăn và tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Bạn cũng phải đối mặt với những rủi ro, khó khăn và thất bại trong quá trình này. Bạn có thể cảm thấy mệt mỏi, nản chí và bế tắc khi phải sửa đổi, thay đổi gần như toàn bộ cấu trúc lúc đầu.
Những thách thức mình gặp phải khi tự build
Với một hệ thống tự build, mình dễ dàng điều chỉnh phù hợp với vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt là SME. Mình cảm thấy nó hay hơn 1 tỉ lần so với việc mua 1 phần mềm quản lý vận hành, rồi về tinh chỉnh hoặc áp dụng nguyên bản vào doanh nghiệp. Khi vận hành EMS thời kỳ đầu, công ty mình có rất nhiều biến chuyển, từ quy trình, cách làm việc, năng lực nhân sự, touchpoint với khách hàng. Trải qua một thời gian vận hành, mình dần nhận ra những điểm yếu cũng như hạn chế và cần cải thiện. Dù biết rằng EMS là một hệ thống luôn cần cập nhật và nâng cấp, nhưng khi trải qua một thời gian, và nhìn lại cả quá trình từ zero đến cái workflow đầu tiên, các lần sửa đổi, thay đổi nhỏ, rồi thay đổi lớn gần như toàn bộ cấu trúc khiến mình thấy khá bất ngờ.
Có những module, tưởng chừng rất ổn, nhưng khi đi sâu vào khai thác hoạt động thực tế lại phát sinh nhiều vấn đề phức tạp. Một vài thay đổi nhỏ để fix lỗi lại dẫn tới việc phải cập nhật lại cả quy trình xử lý. Nhiều lúc, mình cảm thấy bất lực khi biết phải “đập đi xây lại” cái từng rất tự hào ban đầu.
May mắn là nhờ sự trợ giúp đắc lực của trí tuệ nhân tạo, mà quá trình cải tiến EMS diễn ra nhanh chóng hơn. Thực tế, chỉ sau 8 tháng nhưng nhờ tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu, bản thân mình cũng như EMS đều đã được nâng cấp lên cấp độ mới – từ A+ lên A++. Đó là một hành trình phát triển không ngừng.
Và dĩ nhiên, hành trình ấy vẫn chưa dừng lại. Mình vẫn đang miệt mài hoàn thiện EMS cũng như bản thân mỗi ngày. Bởi chỉ bằng cách đó, mình mới hi vọng một ngày không xa sẽ chạm tay đến giấc mơ còn dang dở.
Mình hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và động lực để bạn có thể cải thiện EMS của mình theo cách của riêng bạn. Nếu bạn cũng là chủ doanh nghiệp SME, đang vật lộn với các phần mềm đang bán trên thị trường. Và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, ý kiến hoặc kinh nghiệm nào về EMS, hãy để lại bình luận bên dưới. Mình rất mong được nghe từ bạn. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ nó với bạn bè và đồng nghiệp của bạn. Cảm ơn bạn đã đọc và theo dõi!
Những điều mình học được
Mình cũng có một vài lời khuyên cho bạn nếu bạn muốn nâng cấp EMS của mình:
- Hãy luôn cập nhật và nâng cấp EMS real-time theo nhu cầu của thị trường. Đừng bao giờ tự mãn (như mình đã từng) với những gì bạn đã có, mà hãy luôn tìm kiếm những cơ hội để cải tiến và sáng tạo.
- Hãy luôn học hỏi và áp dụng những công nghệ, phương pháp và công cụ mới nhất cho EMS của bạn. Đừng ngại thử nghiệm và thất bại, mà hãy coi đó là cơ hội để học hỏi và cải thiện.
- Hãy luôn lắng nghe và hiểu khách hàng và nhân viên. Đừng chỉ làm theo ý tưởng của mình, mà hãy tìm hiểu những gì họ cần, mong muốn và vấn đề của họ. Hãy cung cấp cho họ những giải pháp tốt nhất và tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho họ.
- Hãy luôn hợp tác và giao tiếp với những người liên quan đến EMS của bạn. Đừng làm việc một mình, mà hãy tận dụng những nguồn lực, kiến thức và kinh nghiệm của những người khác. Hãy lắng nghe, thấu đáo, tôn trọng, thuyết phục, thỏa thuận và giải quyết xung đột với họ.
